Activos (Assets)
Menu → Catalogos → Activos
Utilizado en organizaciones de todos los tamaños para controlar sus activos. Ayuda en la planificación de mantenimiento, cálculo de depreciaciones, auditorías de activos y toma de decisiones sobre renovación o disposición de equipos y propiedades.
Sistema integral para el seguimiento y gestión del ciclo de vida completo de los activos de la empresa. Incluye funcionalidades para registro, valoración, depreciación, mantenimiento y baja de activos fijos e intangibles.
Bloques y campos
Información de Activo
Número Activo (Texto)
Código del activo. Identificador único alfanumérico del activo
Asigna un código único a cada activo para facilitar su seguimiento y gestión en el sistema. Por ejemplo, "PROJ-001" para un proyector.
| Api name | asset_no |
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| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Productos (Referencia)
Producto asociado
. Referencia al producto en el catálogo generalVincula el activo con su correspondiente entrada en el catálogo de productos, facilitando la consistencia en la información y la gestión de inventario.
| Api name | product |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Campos de Referencia
| Módulo de referencia | Products |
|---|---|
| Descripción |
Servicios (Referencia)
Servicio asociado. Referencia al servicio relacionado con el activo
Conecta el activo con servicios relevantes, como mantenimiento o instalación, para una gestión integral del activo y sus servicios asociados.
| Api name | serviceid |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Campos de Referencia
| Módulo de referencia | Services |
|---|---|
| Descripción |
Estado (Lista de selección)
Estado del activo. Condición actual o situación operativa del activo
Selecciona el estado que mejor describe la situación actual del activo, como "Operativo", "En mantenimiento", "Fuera de servicio", etc.
| Api name | assetstatus |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Valores de Picklist
| Valor | Descripción |
|---|---|
| En Servicio |
Activo en uso El activo está actualmente en funcionamiento y siendo utilizado por la empresa. |
| Fuera de servicio |
Activo no operativo El activo no está en uso actualmente, ya sea por mantenimiento, reparación o descontinuación. |
Nombre Activo (Texto)
Nombre del activo. Denominación descriptiva del activo
Ingresa un nombre claro y conciso que identifique fácilmente el activo, como "Proyector 4K Sony" o "Silla Ergonómica Modelo X".
| Api name | assetname |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Fecha de creación (Fecha y hora)
Fecha de registro. Momento en que se añadió el activo al sistema
Este campo se rellena automáticamente y es útil para el seguimiento del ciclo de vida del activo desde su incorporación al inventario.
| Api name | createdtime |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Fecha de modificación (Fecha y hora)
Última actualización. Fecha y hora de la modificación más reciente de la información del activo
Se actualiza automáticamente cada vez que se modifica el registro, ayudando a mantener un historial de cambios del activo.
| Api name | modifiedtime |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Origen de captura (Texto)
Origen del registro. Fuente o método de ingreso del activo al sistema
Indica cómo se creó el registro del activo, por ejemplo, "Importación masiva", "Registro manual", "Integración con ERP", etc.
| Api name | source |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Precio x hora (Moneda)
Tarifa por hora. Precio de alquiler del activo por hora
Establece el costo de renta del activo por hora, útil para equipos que se alquilan por períodos muy cortos, como equipos de construcción o audiovisuales.
| Api name | price_hour |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Precio x día (Moneda)
Tarifa diaria. Precio de alquiler del activo por día
Ingresa el costo de renta del activo por día, ideal para alquileres cortos o para calcular penalizaciones por retraso en la devolución.
| Api name | price_day |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Precio x semana (Moneda)
Tarifa semanal. Precio de alquiler del activo por semana
Ingresa el costo de renta del activo por una semana completa, útil para alquileres de corto a medio plazo.
| Api name | price_week |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Precio x mes (Moneda)
Tarifa mensual. Precio de alquiler del activo por mes
Ingresa el costo de renta del activo para un mes completo, adecuado para alquileres de medio plazo o contratos recurrentes.
| Api name | price_month |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Precio x bimestre (Moneda)
Tarifa bimestral. Precio de alquiler del activo por un período de dos meses
Establece aquí el costo de renta del activo para un período de dos meses, útil para alquileres de medio plazo.
| Api name | price_bimester |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Precio x semestre (Moneda)
Tarifa semestral. Precio de alquiler del activo por un período de seis meses
Establece el costo de renta del activo para un semestre, ideal para alquileres de largo plazo o proyectos extensos.
| Api name | price_semester |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Precio x año (Moneda)
Tarifa anual. Precio de alquiler del activo por un año completo
Establece el costo de renta del activo para un año entero, adecuado para contratos de largo plazo o leasing.
| Api name | price_year |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Detalles de la descripción
Notas (Área de texto)
Notas sobre el activo. Información adicional y observaciones sobre el activo
Utiliza este campo para agregar cualquier información relevante sobre el activo, como instrucciones especiales de uso, historial de problemas o comentarios sobre su rendimiento.
| Api name | description |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Archivos
# archivos (Número)
Total de archivos. Número total de documentos asociados al activo
Utiliza este contador para tener una visión general de cuántos archivos están vinculados a cada activo, incluyendo manuales, facturas, certificados, etc.
| Api name | kpi_documents_count |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
# archivos pendientes (Número)
Archivos pendientes de revisión. Cantidad de documentos que aún no han sido validados
Monitorea este número para identificar activos que requieren atención en cuanto a su documentación, priorizando la revisión de archivos pendientes.
| Api name | kpi_documents_count_pending |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
# archivos válidos (Número)
Archivos válidos. Cantidad de documentos que han sido aprobados y validados
Este número te ayuda a conocer el estado de cumplimiento documental de cada activo, asegurando que toda la documentación necesaria esté en orden.
| Api name | kpi_documents_count_valid |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
# archivos rechazados (Número)
Archivos rechazados. Número de documentos que no cumplieron los criterios de validación
Utiliza este indicador para identificar activos con problemas de documentación y tomar medidas correctivas, como solicitar nuevos documentos o corregir los existentes.
| Api name | kpi_documents_count_rejected |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Datos calculados
Disponibles (Número)
Unidades disponibles. Cantidad de unidades del activo listas para ser utilizadas o rentadas
Utiliza este campo para tener una visión rápida del inventario disponible de cada activo, facilitando la gestión de reservas y asignaciones.
| Api name | qty_available |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
En renta (Número)
Unidades en renta. Número de unidades del activo actualmente alquiladas o en uso
Monitorea este campo para conocer la utilización actual de los activos y planificar mejor las necesidades de inventario y mantenimiento.
| Api name | qty_in_rent |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
En mantenimiento (Número)
Unidades en mantenimiento. Cantidad de unidades del activo que están en reparación o mantenimiento
Usa este indicador para gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo, asegurando que los activos estén siempre en condiciones óptimas.
| Api name | qty_maintenance |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Módulos relacionados
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Clientes
Asociación de activos con clientes
Permite vincular activos específicos a cuentas de clientes, facilitando el seguimiento de qué activos están asignados o alquilados a cada cliente.
Caso de uso: Utilizado para gestionar la asignación de activos a clientes, crucial para el seguimiento de equipos alquilados, licencias de software asignadas o activos bajo custodia del cliente.
-
Archivos
Documentación asociada a activos
Permite adjuntar y gestionar documentos relacionados con cada activo, como manuales, certificados de garantía, facturas de compra o registros de mantenimiento.
Caso de uso: Facilita el almacenamiento centralizado de toda la documentación relevante para cada activo, mejorando la gestión del ciclo de vida y el cumplimiento normativo.
-
Casos
Gestión de incidencias de activos
Vincula los activos con casos de soporte o mantenimiento, permitiendo un seguimiento detallado de problemas, reparaciones y mantenimientos preventivos.
Caso de uso: Utilizado para registrar y dar seguimiento a todas las incidencias relacionadas con los activos, desde problemas técnicos hasta solicitudes de mantenimiento, mejorando la eficiencia operativa.
-
Comments
Comentarios sobre activos
Permite agregar y gestionar comentarios específicos sobre cada activo, facilitando la comunicación interna y el seguimiento de observaciones importantes.
Caso de uso: Utilizado para mantener un registro de comunicaciones, notas y observaciones relevantes sobre cada activo a lo largo de su ciclo de vida.
-
Ventas
Ventas relacionadas con activos
Vincula los activos con órdenes de venta, permitiendo rastrear la comercialización o alquiler de activos específicos.
Caso de uso: Facilita el seguimiento de activos vendidos o alquilados, crucial para la gestión de ingresos, control de inventario y análisis de rendimiento de activos.
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Almacenes
Ubicación de activos en almacenes
Gestiona la relación entre activos y su ubicación en diferentes almacenes o locaciones, permitiendo un control preciso del inventario de activos.
Caso de uso: Esencial para el seguimiento de la ubicación física de los activos, facilitando inventarios, transferencias entre ubicaciones y optimización del uso del espacio.
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Lotes y Series
Gestión de lotes y series de activos
Permite el seguimiento detallado de activos por lotes de producción o números de serie, crucial para la trazabilidad y gestión de garantías.
Caso de uso: Utilizado para rastrear activos específicos a lo largo de su ciclo de vida, especialmente útil para equipos con números de serie únicos o producidos en lotes.
-
Mov. de Almacen
Movimientos de activos entre almacenes
Registra y gestiona los movimientos de activos entre diferentes ubicaciones o almacenes, manteniendo un historial detallado de transferencias.
Caso de uso: Fundamental para el control logístico de activos, permitiendo rastrear cada movimiento y mantener actualizada la ubicación de cada activo en tiempo real.
-
Rentas y Suscripciones
Gestión de activos en renta o suscripción
Vincula los activos con contratos de renta o suscripción, permitiendo un seguimiento detallado de los activos alquilados o suscritos por los clientes.
Caso de uso: Esencial para empresas que ofrecen activos en modalidad de renta o suscripción, facilitando la gestión de contratos, facturación recurrente y devoluciones de activos.
Acciones individuales
No hay acciones individuales definidas para este módulo.
Acciones masivas
No hay acciones masivas definidas para este módulo.
FAQ's
FAQ's
Esta sección está en desarrollo. Aquí se mostrarán las preguntas frecuentes relacionadas con el módulo Activos.