Archivos (Documents)
Menu → Herramientas → Archivos
Esencial para la gestión de información en toda la organización. Facilita la colaboración, el cumplimiento normativo y el acceso rápido a documentos importantes.
Sistema para almacenar, organizar y compartir documentos digitales. Incluye control de versiones, permisos de acceso y búsqueda avanzada.
Bloques y campos
Información básica
Asunto (Texto)
Asunto del documento. Breve descripción del contenido o propósito del archivo
Facilita la identificación rápida y la búsqueda de documentos específicos
| Api name | notes_title |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Nombre de carpeta (Carpeta de documentos)
Carpeta de almacenamiento. Indica la ubicación del documento en la estructura de archivos
Ayuda en la organización y recuperación eficiente de documentos
| Api name | folderid |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Número de Archivo (Texto)
Número de archivo. Asigna un identificador único a cada documento
Utilizar para referencia precisa y trazabilidad de documentos en el sistema
| Api name | note_no |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Fecha de creación (Fecha y hora)
Fecha de creación del documento. Registra cuándo se añadió el archivo al sistema
Útil para rastrear la antigüedad de la información y gestionar versiones
| Api name | createdtime |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Fecha de modificación (Fecha y hora)
Última modificación del documento. Muestra cuándo se realizó el cambio más reciente
Utilizar para identificar actualizaciones y asegurar el uso de la versión más reciente
| Api name | modifiedtime |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Origen de captura (Texto)
Origen del documento. Indica la fuente o el método por el cual se obtuvo el documento
Utilizar para rastrear la procedencia de la información y validar su autenticidad
| Api name | source |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Descripción
Notas (Área de texto)
Notas adicionales. Espacio para información complementaria sobre el documento
Utilizar para añadir contexto, instrucciones o aclaraciones sobre el contenido
| Api name | notecontent |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Estado (Lista de selección)
Estado de validación. Indica si el documento ha sido verificado y aprobado
Ayuda a gestionar el flujo de trabajo y asegurar la integridad de la información
| Api name | pl_documents_status |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio | |
| Valor por defecto | pl_documents_status_pending |
Valores de Picklist
| Valor | Descripción |
|---|---|
| Sin validar | |
| Válido | |
| Rechazado |
Información del archivo
Tipo de descarga (Ubicación del archivo)
Tipo de acceso al archivo. Especifica cómo se puede acceder o descargar el documento
Utilizar para gestionar permisos y métodos de distribución de la información
| Api name | filelocationtype |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Activo (Casilla de verificación)
Estado de actividad del archivo. Señala si el documento está actualmente en uso o archivado
Ayuda a mantener el sistema organizado y facilita la gestión del ciclo de vida de los documentos
| Api name | filestatus |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio | |
| Valor por defecto | 1 |
Nombre de archivo (Carga de archivos)
Nombre del archivo. Muestra el título con el que se ha guardado el documento
Facilita la identificación y organización de archivos en el sistema
| Api name | filename |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Tamaño (Número)
Tamaño del archivo. Indica el espacio que ocupa el documento en el almacenamiento
Útil para gestionar el espacio de almacenamiento y optimizar la carga de archivos
| Api name | filesize |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Tipo Archivo (Texto)
Formato del archivo. Especifica la extensión o tipo de archivo del documento
Utilizar para asegurar compatibilidad y seleccionar las herramientas adecuadas para su visualización
| Api name | filetype |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Versión (Texto)
Versión del documento. Indica la iteración actual del archivo
Ayuda a rastrear cambios y mantener un historial de revisiones del documento
| Api name | fileversion |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Número descargas (Número)
Contador de descargas. Registra el número de veces que se ha descargado el archivo
Ayuda a medir la relevancia y el uso de los documentos en el sistema
| Api name | filedownloadcount |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Corte de caja
Para Corte de Caja (Casilla de verificación)
Indicador de corte de caja. Señala si el documento es relevante para el proceso de corte de caja
Utilizar para filtrar rápidamente documentos importantes en cierres financieros
| Api name | para_cc |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Referencia Corte de Caja (Texto)
Referencia de corte de caja. Código único asociado al proceso de corte de caja
Ayuda a vincular el documento con un cierre financiero específico
| Api name | referencia_cc |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
CC solicitado (Casilla de verificación)
Solicitud de corte de caja. Indica si se ha pedido incluir el documento en el corte de caja
Útil para priorizar la revisión y procesamiento de documentos en cierres financieros
| Api name | solicitud_cc |
|---|---|
| Editable | |
| Edición masiva | |
| Obligatorio |
Módulos relacionados
-
Clientes
Gestión de clientes
Vincula documentos con cuentas de clientes, permitiendo una organización eficiente de contratos, propuestas y otros documentos relacionados con clientes.
Caso de uso: Facilita el acceso rápido a documentación importante de clientes, mejorando el servicio al cliente y la gestión de relaciones comerciales.
-
Activos
Documentación de activos
Asocia documentos con activos de la empresa, como manuales, garantías o certificados.
Caso de uso: Permite un seguimiento detallado de la documentación relacionada con cada activo, facilitando su gestión y mantenimiento.
-
Contactos
Archivos de contactos
Vincula documentos con contactos individuales, como acuerdos de confidencialidad o correspondencia importante.
Caso de uso: Mejora la gestión de relaciones personales al mantener un registro organizado de documentos relevantes para cada contacto.
-
Faq
Documentos de FAQ
Permite adjuntar documentos de soporte a las preguntas frecuentes, como guías detalladas o diagramas explicativos.
Caso de uso: Enriquece la base de conocimientos con recursos adicionales, mejorando la calidad de la información proporcionada a los usuarios.
-
Casos
Archivos de casos
Asocia documentos relevantes a casos de soporte o incidencias, como capturas de pantalla o logs de error.
Caso de uso: Facilita la resolución de problemas al proporcionar toda la información necesaria en un solo lugar, mejorando la eficiencia del soporte técnico.
-
Prospectos
Archivos de prospectos
Asocia documentos relevantes a prospectos de venta, como propuestas iniciales o brochures de productos.
Caso de uso: Mejora el seguimiento de oportunidades de venta al mantener toda la documentación pertinente organizada y accesible.
-
Comments
Gestión de comentarios
Permite añadir y gestionar comentarios asociados a documentos específicos.
Caso de uso: Facilita la colaboración y el intercambio de información sobre documentos, mejorando la comunicación interna.
-
Oportunidades
Documentos de oportunidades
Vincula documentos relevantes a oportunidades de venta, como propuestas detalladas o análisis de competencia.
Caso de uso: Centraliza toda la información necesaria para cerrar ventas, mejorando la efectividad del equipo comercial.
-
Inventariables
Archivos de productos
Asocia documentos técnicos, manuales de usuario o certificaciones a productos específicos.
Caso de uso: Facilita el acceso a información detallada sobre productos, mejorando el soporte al cliente y la gestión de inventario.
-
Proyectos
Documentación de proyectos
Vincula documentos relevantes a proyectos, como planes de proyecto, informes de avance o actas de reuniones.
Caso de uso: Centraliza toda la documentación del proyecto, facilitando la colaboración y el seguimiento del progreso.
-
Compras
Archivos de compras
Asocia documentos relacionados con órdenes de compra, como cotizaciones de proveedores o especificaciones técnicas.
Caso de uso: Mejora la gestión de compras al mantener toda la documentación relevante organizada y accesible.
-
Cotizacion
Documentos de cotizaciones
Vincula documentos de respaldo a cotizaciones, como listas de precios especiales o términos y condiciones.
Caso de uso: Asegura que todas las cotizaciones estén respaldadas por la documentación adecuada, mejorando la precisión y profesionalismo.
-
Ventas
Archivos de ventas
Asocia documentos relevantes a órdenes de venta, como contratos firmados o especificaciones de producto personalizadas.
Caso de uso: Centraliza toda la documentación relacionada con cada venta, facilitando el seguimiento y la gestión post-venta.
-
Pólizas
Documentos de contratos
Vincula documentos relacionados con contratos de servicio, como acuerdos de nivel de servicio o adendas.
Caso de uso: Facilita la gestión y seguimiento de contratos de servicio, asegurando el cumplimiento de términos y condiciones.
-
No inventariables
Archivos de servicios
Asocia documentos relevantes a servicios no inventariables, como descripciones detalladas o términos de servicio.
Caso de uso: Mejora la gestión y entrega de servicios al proporcionar acceso rápido a toda la documentación necesaria.
Acciones individuales
No hay acciones individuales definidas para este módulo.
Acciones masivas
No hay acciones masivas definidas para este módulo.
FAQ's
FAQ's
Esta sección está en desarrollo. Aquí se mostrarán las preguntas frecuentes relacionadas con el módulo Archivos.