Detalles
Archivos
Adjuntos de documentos
Permite asociar documentos relevantes a las notas de compra, como recibos o justificantes de gasto.
Facilita la documentación y justificación de gastos, mejorando la transparencia y el control financiero.
Comments
Comentarios en notas
Habilita la adición y gestión de comentarios relacionados con las notas de compra.
Mejora la comunicación interna y el seguimiento de decisiones relacionadas con gastos específicos.
Facturas Proveedores
Facturas de proveedor
Vincula las notas de compra con las facturas de proveedores correspondientes.
Facilita la reconciliación entre gastos registrados y facturas recibidas, mejorando la precisión contable.
Flujo de Efectivo
Registro de flujo de efectivo
Conecta las notas de compra con los registros de flujo de efectivo para un seguimiento integral.
Permite un análisis detallado del impacto de los gastos en el flujo de caja de la empresa.
N.C. Proveedores
Notas de crédito de proveedor
Asocia las notas de compra con notas de crédito emitidas por proveedores.
Facilita el seguimiento de ajustes y devoluciones relacionados con compras previas.
CFDIs Pagos Prov
CFDIs de pagos a proveedores
Vincula las notas de compra con los comprobantes fiscales digitales de pagos realizados.
Asegura la correcta documentación fiscal de los gastos y facilita el cumplimiento tributario.
Agregar Nota de Compra
Crear y registrar una nueva nota de compra en el sistema para documentar adquisiciones menores o gastos
Esta acción se utiliza cuando se necesita registrar gastos menores o recurrentes, documentar compras que no requieren orden formal, facilitar la reconciliación con tarjetas corporativas, controlar gastos departamentales, o cuando se requiere un registro rápido de adquisiciones para mantener el control del flujo de efectivo.
Descripción detallada
Esta acción permite crear una nueva nota de compra en el sistema, documentando adquisiciones menores o gastos que no requieren una orden de compra formal. Las notas de compra son útiles para llevar un registro detallado de todos los desembolsos y facilitar el seguimiento financiero.
Al agregar una nota de compra, se capturan datos esenciales como referencia, fecha, proveedor, tipo de compra, moneda, y monto total, entre otros campos relevantes para la gestión financiera y contable de la empresa.
Cómo acceder a esta acción
Desde la vista de lista:
Pasos para acceder desde la Vista de Lista y Menú de Acciones:
1. Navegar a: Menú → Compras → Notas de Compra.
2. En la esquina superior derecha, hacer clic en "Agregar Nota de Compra".
1. Navegar a: Menú → Compras → Notas de Compra.
2. En la esquina superior derecha, hacer clic en "Agregar Nota de Compra".
Pasos para realizar esta acción
- Paso 1: Acceder a la creación de Nota de Compra
Para iniciar la creación de una nueva Nota de Compra, debe seguir estos pasos:
- Abrir el menú principal (ícono de hamburguesa) en la esquina superior izquierda.
- Seleccionar la aplicación "Compras" (icono de canasta de compras).
- Hacer clic en "Notas de Compra" en el submenú desplegado.
- En la vista de lista de Notas de Compra, buscar y hacer clic en el botón "Agregar Nota de Compra" ubicado en la esquina superior derecha.
Al realizar estos pasos, se abrirá el formulario para la creación de una nueva Nota de Compra.
- Paso 2: Completar la información general
En el formulario de creación de Nota de Compra, debe completar los siguientes campos en la sección "Información General":
Campo Descripción Tipo Obligatorio Referencia Código o número único para identificar cada registro de gasto. Facilita el seguimiento y la referencia cruzada con otros documentos financieros. Texto Sí Descripción Información adicional sobre la naturaleza y propósito del gasto. Utilizar para justificar el gasto y facilitar su aprobación y categorización. Área de texto No Proveedor Entidad o persona a quien se realizó el pago. Utilizar para análisis de gastos por proveedor y gestión de relaciones comerciales. Referencia (Proveedores) No Tipo de Compra Categoriza el gasto según la naturaleza de la adquisición. Utilizar para análisis de patrones de gasto y control presupuestario. Referencia (Tipos de Gasto) No Moneda Especifica en qué divisa se ha incurrido el gasto. Facilita la gestión de gastos multinacionales y la consolidación de informes financieros. Lista de monedas Sí Tipo De Cambio Tasa de conversión utilizada para gastos en moneda extranjera. Ayuda en la contabilidad precisa de gastos internacionales y gestión de riesgo cambiario. Número Sí Almacen Vincula el gasto con una ubicación o centro de costo específico. Ayuda en la asignación de gastos a diferentes unidades de negocio o proyectos. Referencia (Almacenes) No Total Monto total del gasto, incluyendo impuestos y cargos. Utilizar para cálculos financieros y preparación de informes de gastos. Número Sí Fecha Indica cuándo se realizó efectivamente el gasto. Ayuda en la asignación correcta de gastos a periodos contables. Fecha Sí Tenga en cuenta que los campos "Fecha de creación", "Fecha de modificación", "Numero" y "Tipo de Egreso" se completarán automáticamente por el sistema y no son editables durante la creación. - Paso 3: Revisar información introducida
Antes de guardar la nota de compra, es importante revisar toda la información introducida para asegurar que sea correcta y completa:
- Verifique que todos los campos obligatorios estén completos:
- Referencia
- Moneda
- Tipo de Cambio
- Total
- Fecha
- Compruebe que la información del proveedor sea correcta, si se ha seleccionado uno.
- Asegúrese de que el tipo de compra seleccionado corresponda al propósito real del gasto.
- Verifique que el monto total sea preciso y refleje el gasto real.
Una verificación cuidadosa en esta etapa evitará la necesidad de correcciones posteriores y asegurará un registro financiero preciso. - Paso 4: Guardar la Nota de Compra
Una vez revisada toda la información, proceda a guardar la Nota de Compra:
- Haga clic en el botón "Guardar" ubicado en la parte superior derecha del formulario.
- El sistema procesará la información y creará un nuevo registro de Nota de Compra.
- Una vez guardado correctamente, el sistema mostrará un mensaje de confirmación.
Después de guardar, el sistema generará automáticamente un número de nota de compra único.Una vez guardada la Nota de Compra, podrá:
- Adjuntar documentos relacionados en la sección "Archivos"
- Agregar comentarios para proporcionar contexto adicional
- Vincular facturas de proveedores a esta nota
- Registrar pagos relacionados en el módulo de Flujo de Efectivo