Detalles
Calendario
Programación de eventos de compra
El módulo de Compras se integra con el Calendario para programar y dar seguimiento a eventos importantes relacionados con las órdenes de compra, como fechas de entrega, reuniones con proveedores y revisiones de contratos.
Un gerente de compras utiliza esta integración para crear un evento en el calendario que recuerde la fecha de entrega esperada de una orden de compra importante, permitiendo un seguimiento proactivo y la coordinación con el almacén para la recepción de mercancías.
Archivos
Gestión de documentos de compra
El módulo de Compras se integra con Documentos para almacenar y gestionar todos los archivos relacionados con las órdenes de compra, como cotizaciones, contratos, especificaciones técnicas y certificados de calidad.
Un analista de compras adjunta la cotización original del proveedor a la orden de compra en el sistema, facilitando la referencia rápida durante negociaciones futuras y auditorías internas.
Comments
Comentarios en órdenes de compra
La integración con el módulo de Comentarios permite a los usuarios agregar notas y observaciones directamente en las órdenes de compra, facilitando la comunicación interna y el seguimiento de decisiones.
Un comprador agrega un comentario a una orden de compra explicando la razón de un cambio en el precio negociado, lo que ayuda al departamento de contabilidad a entender la variación al procesar la factura del proveedor.
Ventas
Vinculación con órdenes de venta
El módulo de Compras se conecta con el de Ventas para facilitar la creación de órdenes de compra basadas en la demanda generada por las órdenes de venta, optimizando la gestión de inventario y la satisfacción del cliente.
Cuando se recibe una orden de venta para un producto personalizado, el sistema automáticamente sugiere crear una orden de compra para los materiales necesarios, asegurando que se pueda cumplir con la fecha de entrega prometida al cliente.
Facturas Proveedores
Asociación con facturas de proveedores
La integración entre Compras y Facturas de Proveedores permite una conciliación eficiente entre las órdenes de compra y las facturas recibidas, facilitando la verificación y el proceso de pago.
Al recibir una factura del proveedor, el sistema automáticamente la compara con la orden de compra correspondiente, alertando sobre cualquier discrepancia en cantidades o precios, lo que agiliza el proceso de aprobación y pago.
Flujo de Efectivo
Impacto en el flujo de efectivo
La conexión entre Compras y el módulo de Flujo de Efectivo permite proyectar y controlar los egresos relacionados con las órdenes de compra, mejorando la planificación financiera.
El departamento de finanzas utiliza la información de las órdenes de compra para generar proyecciones de flujo de efectivo, lo que ayuda a negociar mejores términos de pago con los proveedores y optimizar el uso del capital de trabajo.
Lotes y Series
Gestión de lotes en compras
La integración con el módulo de Lotes permite asociar las órdenes de compra con lotes específicos de productos, facilitando la trazabilidad y el control de calidad.
Al recibir una orden de compra de materias primas, el sistema genera automáticamente números de lote para cada entrega, lo que permite rastrear el origen de los materiales utilizados en la producción y facilita los procesos de recall si fueran necesarios.
Mov. de Almacen
Recepción de mercancías
La conexión entre Compras y Movimientos de Almacén permite registrar y controlar la recepción de mercancías asociadas a las órdenes de compra, actualizando automáticamente el inventario.
Cuando se recibe una entrega parcial de una orden de compra, el personal de almacén registra la entrada en el sistema, lo que actualiza el estado de la orden de compra y el inventario disponible, permitiendo un seguimiento preciso de las entregas pendientes.
Ordenes de Produccion
Abastecimiento para producción
La integración entre Compras y Órdenes de Producción facilita la adquisición oportuna de materiales y componentes necesarios para la fabricación, optimizando los procesos productivos.
Cuando se crea una orden de producción, el sistema verifica automáticamente los niveles de inventario y genera sugerencias de órdenes de compra para los materiales faltantes, asegurando que la producción no se detenga por falta de insumos.
CFDIs SAT
Validación fiscal de compras
La conexión entre Compras y el módulo de CFDIs del SAT permite validar y asociar los comprobantes fiscales digitales con las órdenes de compra correspondientes, asegurando el cumplimiento fiscal.
Al recibir una factura electrónica del proveedor, el sistema automáticamente la valida con el SAT y la asocia a la orden de compra correspondiente, facilitando la declaración de impuestos y asegurando la deducibilidad de las compras.
Duplicar
Crear una copia exacta de una orden de compra existente para agilizar el proceso de creación de órdenes similares
Esta acción es especialmente útil para empresas que realizan pedidos recurrentes a los mismos proveedores con pocas variaciones. Por ejemplo, un restaurante que realiza pedidos semanales similares a sus proveedores de insumos puede duplicar una orden anterior y solo ajustar las cantidades según el inventario actual, ahorrando tiempo significativo en la creación de nuevas órdenes.
Descripción detallada
La acción "Duplicar" permite crear una copia idéntica de una orden de compra existente, manteniendo todos los productos, cantidades, precios y condiciones de la orden original. Esta funcionalidad facilita la creación de nuevas órdenes de compra basadas en pedidos anteriores, lo que resulta especialmente útil para compras recurrentes o pedidos similares a proveedores frecuentes.
| Beneficio | Descripción |
|---|---|
| Ahorro de tiempo | Evita tener que ingresar manualmente todos los datos de productos y condiciones para órdenes similares |
| Reducción de errores | Disminuye la posibilidad de errores al copiar todos los detalles exactamente como estaban en la orden original |
| Consistencia | Mantiene la consistencia en las condiciones de compra para pedidos recurrentes al mismo proveedor |
Al duplicar una orden, el sistema generará una nueva orden con un número único, manteniendo la referencia al mismo proveedor y todos los productos de la orden original, permitiendo posteriormente realizar modificaciones según sea necesario.
Cómo acceder a esta acción
Desde la vista de lista:
Pasos para acceder desde la Vista de Lista:
1. Navegar a: Menú → Compras → Compras.
2. En la lista de órdenes de compra, seleccionar la orden que se desea duplicar.
3. Hacer clic en el botón "Más acciones" (tres puntos verticales) en la esquina superior derecha.
4. Seleccionar la opción "Duplicar" del menú desplegable.
1. Navegar a: Menú → Compras → Compras.
2. En la lista de órdenes de compra, seleccionar la orden que se desea duplicar.
3. Hacer clic en el botón "Más acciones" (tres puntos verticales) en la esquina superior derecha.
4. Seleccionar la opción "Duplicar" del menú desplegable.
Desde el menú de acciones:
Pasos para acceder desde el Menú de Acciones:
1. Abrir la orden de compra que se desea duplicar.
2. En la esquina superior derecha, hacer clic en el botón "Más acciones" (tres puntos verticales).
3. Seleccionar la opción "Duplicar" del menú desplegable.
1. Abrir la orden de compra que se desea duplicar.
2. En la esquina superior derecha, hacer clic en el botón "Más acciones" (tres puntos verticales).
3. Seleccionar la opción "Duplicar" del menú desplegable.
Pasos para realizar esta acción
- Paso 1: Seleccionar la orden de compra a duplicar
Para iniciar el proceso de duplicación de una orden de compra:
- Navegar a: Menú → Compras → Compras
- Localizar en la lista la orden de compra que se desea duplicar
- Hacer clic en la orden para abrirla o seleccionarla directamente desde la lista
Es recomendable seleccionar una orden reciente o una que contenga la mayoría de los elementos que se necesitarán en la nueva orden para maximizar la eficiencia. - Paso 2: Ejecutar la acción de duplicar
Una vez seleccionada la orden de compra:
- Hacer clic en el botón "Más acciones" (tres puntos verticales) ubicado en la esquina superior derecha
- En el menú desplegable, seleccionar la opción "Duplicar"
El sistema comenzará el proceso de duplicación y generará una nueva orden con todos los datos de la original. - Paso 3: Revisar y modificar la orden duplicada
Después de duplicar la orden, el sistema mostrará la nueva orden de compra con todos los campos copiados de la original. En este paso debe revisar y actualizar la información según sea necesario:
El sistema genera automáticamente un nuevo asunto con el prefijo "Copia de". Este campo es de texto y obligatorio. Puede modificarlo para reflejar el propósito específico de la nueva orden.Se actualiza automáticamente a la fecha actual. Este campo es de tipo fecha y obligatorio. Puede ajustarlo si la compra corresponde a otra fecha.Se establece por defecto como "Creado". Este campo es de tipo lista de selección y obligatorio. Las opciones incluyen: Creado, Apartado, Autorizado y Cancelado.Este campo es de tipo fecha y opcional. Debe actualizarse según los nuevos términos de pago acordados.Este campo es de tipo fecha y opcional. Debe ajustarse a la nueva fecha estimada de recepción de los productos.Todos los productos de la orden original se copian con sus cantidades y precios. Puede modificar las cantidades, eliminar productos no necesarios o agregar nuevos elementos según sea necesario.Una vez revisados y actualizados todos los campos necesarios:
- Verificar que toda la información sea correcta y esté actualizada
- Hacer clic en el botón "GUARDAR" en la esquina superior derecha
- El sistema guardará la nueva orden de compra con un número único